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Documentos

Los templates de documentos son estructuras predefinidas que permiten mantener la consistencia visual, jerárquica y normativa en todas las comunicaciones y piezas documentales de la organización.

Su uso garantiza que cada documento conserve una identidad clara, facilite la lectura y responda a los requerimientos formales de cada sede o ciudad. Aunque el contenido puede variar según el trámite, el tipo de documento o la entidad emisora, la base estructural debe permanecer unificada para asegurar orden, reconocimiento y facilidad de uso.

Estos templates se adaptan según la OT, considerando elementos como:

  • Encabezados institucionales
  • Datos de contacto locales
  • Firmas responsables
  • Códigos internos o consecutivos
  • Observaciones normativas propias de cada sede

En cada OT

El template documental debe construirse bajo una estructura común que permita:

  • Identificar claramente la ciudad de emisión
  • Reconocer el tipo de documento
  • Ubicar rápidamente la información principal
  • Estandarizar encabezado, cuerpo y cierre
  • Facilitar la inclusión de anexos, evidencias o imágenes cuando aplique

Cada OT puede presentar variaciones en contenido, pero siempre debe respetar las mismas bases visuales y de organización para mantener uniformidad entre documentos.

Header

El header debe funcionar como la zona de identificación principal del documento. Su contenido debe ser claro, estable y repetible.

Puede incluir:

  • Logo institucional
  • Nombre de la entidad
  • Nombre del área o dependencia
  • Ciudad de emisión
  • Fecha
  • Consecutivo o código documental
  • Nombre o tipo de documento

Buenas prácticas

  • Mantener alineación consistente
  • Evitar saturar con demasiada información
  • Respetar proporciones del logo
  • Asegurar legibilidad en impresión y digital
  • Conservar la misma estructura en todas las ciudades

 

Footer

El footer reúne la información complementaria del documento y refuerza la trazabilidad.

Puede incluir:

  • Dirección de la sede
  • Líneas de atención
  • Correo institucional
  • Página web
  • Número de página
  • Nota de confidencialidad o validez
  • Versión del formato

Buenas prácticas

  • Usar un tamaño menor al contenido principal
  • Mantener bajo contraste visual frente al cuerpo
  • Ubicarlo siempre en la misma zona
  • Incluir solo información necesaria y útil

Casos de uso

H3 subtítulos sección

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